... czyli jakich błędów należy unikać przy wdrażaniu nowych pracowników...
Z tego artykułu dowiesz się nie tylko jakich błędów należy unikać, ale również jak realizować proces (ang.) onboardingu prawidłowo. Mam nadzieję, że będzie to bardzo pomocna instrukcja wdrażania nowo zatrudnionych pracowników.
Zanim przejdę do omawiania siedmiu najczęściej popełnianych przez pracodawców błędów, to chcę zwrócić uwagę na dwa kluczowe cele procesu wdrażania nowych pracowników, dzięki czemu łatwiej zrozumiesz, dlaczego pewne zachowania, czy sytuacje nazywam “grzechem pracodawcy”.
Pierwszym celem prawidłowo przeprowadzonego procesu wdrożenia pracownika jest zrobienie na nim bardzo dobrego wrażenia, po to, aby utwierdzić go, że dokonał właściwego wyboru
Drugim celem jest jak najszybsze przygotowanie nowego pracownika do efektywnej pracy, czyli usamodzielnienie go, aby poczyniona inwestycja jak naszybciej się zwróciła.
brak informacji o zatrudnieniu nowej osoby
Sam byłem świadkiem sytuacji, kiedy przychodzi nowy pracownik do firmy, zgłasza się na recepcję, a recepcjonistka nie wie o co chodzi. Zaczyna dzwonić, dopytywać, a w głowie kandydata pojawia się najprawdopodobniej myśl, "ale chaos w co ja wdepnąłem".
Aby uniknąć tego typu sytuacji, wyślij co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem maila do osób, które powinny o tym wiedzieć. W treści maila nie tylko poinformuj, że nowa osoba pojawi się w firmie, ale też poproś wszystkich o pozytywne i życzliwe jej przyjęcie i pomoc we wdrożeniu.
brak przygotowanego stanowiska pracy
Czasami problem zaczyna się już od tego, że nie ma przygotowanej do podpisu umowy o pracę. Później okazuje się, że nie ma też nadanych haseł dostępu, brak skonfigurowanej poczty mailowej i ktoś zapomniał o zamówieniu wizytówek. Zdarzają się też jeszcze bardziej ekstremalne sytuacje, że stanowisko pracy w ogóle nie zostało przygotowane: nie zamówiono na czas telefonu, komputera, czy samochodu służbowego lub też nowa osoba nie ma na czas zorganizowanego miejsca pracy (biurko, krzesło) i musi siedzieć “kątem”. Wiem, że dla wielu osób czytających ten artykuł, ta sytuacja brzmi znajomo.
Przygotuj zatem "checklistę" niezbędnych dokumentów oraz narzędzi pracy z terminem realizacji oraz nazwiskami osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie. Po każdej rekrutacji sprawdź, które pozycje z tej listy wymagają podjęcia natychmiastowych działań, a które trzeba zaplanować, aby o nich nie zapomnieć. Raz stworzoną listę będzie można wykorzystywać wielokrotnie przy każdej kolejnej rekrutacji.
brak wdrożenia w organizację
Problem dotyczy nie tylko dużych firm, ale również tych średnich i małych. W każdej organizacji pracownik powinien zapoznać się z takimi elementami jak:
historia, misja i wizja firmy
struktura organizacyjna
wartości, cele, zasady i dobre praktyki
do kogo należy zwracać się z poszczególnymi sprawami
Warto pamiętać, iż nie można oczekiwać respektowania i działania według zasad, które nie zostały nowemu pracownikowi zakomunikowane. Ten etap to dobry moment do wdrożenia również w stanowisko pracy, a do tego przydaje się - Opis Stanowiska Pracy. Taki dokument umożliwia omówienie z nowym pracownikiem w szczegółowy i uporządkowany sposób zarówno zakresu jego obowiązków, jak i oczekiwań oraz odpowiedzialności.
brak osoby odpowiedzialnej lub zły dobór mentora
Brak wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za cały proces wdrożenia powoduje zauważalny przez nowego pracownika brak koncepcji, co przekłada się na chaos organizacyjny. Wdrażany pracownik staje się dla większości osób problemem, bo trzeba się nim zająć, często zatem zamiast szybko wdrażać się w nowe obowiązki, siedzi i przegląda katalogi z których niewiele rozumie, przygląda się pracy innych lub pomaga “tym bardziej sprytnym” w ich obowiązkach.
Warto zatem wyznaczyć osobę, która będzie koordynatorem procesu wdrożenia i tym samym mentorem dla nowego pracownika. Wówczas nowy pracownik wie do kogo może się zwrócić z pytaniami i wątpliwościami. Rolą tej osoby jest właściwe zorganizowanie procesu wdrożenia oraz bieżące zbieranie informacji zwrotnej od pracownika odnośnie jego opinii, wówczas wszyscy pracownicy zaangażowani w proces wdrożenia są świadomi, iż ich praca zostanie oceniona.
Na mentora powinna być wybierana osoba, która ma nie tylko wysokie kompetencje zawodowe, ale też posiada dobrze rozwinięte kompetencje miękkie - potrafi budować relacje, jest szczera i chętna do pomocy.
brak planu i ustalonych celów wdrożenia
Jest to jeden z najcześciej popełnianych błędów, a z drugiej strony najbardziej wpływa on na poziom przygotowania pracownika. “Przepuszczanie” go przez wszystkie działy w firmie bez określonego celu, harmonogramu, metod weryfikacji zdobytej wiedzy jest marnowaniem czasu. Warto zatem przygotować - Arkusz Wdrożenia, który będzie mapą drogową dla osób zaangażowanych w proces wdrożenia. Zawarty w nim harmonogram powinien obejmować w zależności od stanowiska od 30 do 90 pierwszych dni pracy.
Co powinien taki arkusz zawierać:
główne cele programu wdrożeniowego
cele szczegółowe
wytyczne dla osób realizujących i nadzorujących program
zawartość i forma realizacji wdrożenia w poszczególnych działach
plan gdzie w jakim dniu pracownik powinien się stawić
czas i forma weryfikacji zdobytej wiedzy.
Warto też pomyśleć o usprawnieniu procesu wdrażania za pomocą nagrań video, które można umieścić na dedykowanych platformach, ewentualnie jako prywatne linki w serwisach YouTube lub VIMEO. Wdrażanie kolejnych pracowników wówczas będzie mniej absorbujące, gdyż raz stworzone materiały, można wykorzystywać wielokrotnie. Możemy w ten sposób szkolić pracowników w zasadzie ze wszystkiego: produktu, procedur, systemu informatycznego, kompetencji miękkich, a korzystając z dedykowanej platformy szkoleniowej można dodatkowo za pomocą testów sprawdzić poziom przyswojenia wiedzy.
zbyt krótki okres wdrożenia i przeładowanie wiedzą
Pierwsze tygodnie pracy nowego pracownika, to zwykle intensywne szkolenia. Wszyscy starają się przekazać jak najwięcej informacji, często bardzo szczegółowych, ale zbyt duża ilość wiedzy na raz wywołuje odwrotny skutek od zamierzonego. Przekazywanie wiedzy małymi porcjami w dłuższym odcinku czasu daje znacznie lepsze efekty, niż zmasowany atak na wiedzę. Wynika to z ograniczonych możliwości percepcyjnych człowieka.
Szczególnie przy projektowaniu szkoleń produktowych warto pamietać o zasadzie Pareto, że 20% produktów z oferty firmy zwykle generuje 80% sprzedaży, że 20% towaru na magazynie jest w ciągłej rotacji, a pozostałe są sprzedawane sporadycznie. Nowy pracownik nie musi wszystkiego wiedzieć od razu, ale powinien opanować dobrze podstawową wiedzę. W pierwszym miesiącu pracy należy skupić się wyłącznie na rzeczach najważniejszych, a następnie systematycznie go doszkalać i uzupełniać potrzebną wiedzę.
brak informacji zwrotnej po zakończeniu wdrożenia
Jest to niezbędny element do tego, aby dostosować program wdrożeniowy do realiów pracy, gdyż nie ma takiej możliwości, aby na początku zaplanować doskonały proces wdrożeniowy. Systematyczne gromadzenie informacji zwrotnej od nowych pracowników pozwala go usprawnić i podnosić jego efektywność. O co warto pytać pracownika po zakończonym procesie wdrożenia?
Czy czujesz się przygotowany/a do samodzielnej pracy?
Co Ci się podobało, a co Ci się nie podobało w okresie wdrożeniowym?
W jakim dziale wg Ciebie pozyskana wiedza najbardziej Ci się przyda?
Co byś rekomendował/a, aby usprawnić proces wdrożenia?